Uzņēmums strādā Excel tabulās, un tas sāk būt jūtams

Pazīstama aina: pasūtījumu uzskaite sākas kā kopīga Excel tabula. Pēc dažiem gadiem tajā ir vienpadsmit lapas, trīs krāsu kodi, ko saprot tikai divi cilvēki, un makross, kas pārstāj darboties, ja kāds nejauši sašķiro nepareizo kolonnu. Katru pirmdienu kāds pārkopē skaitļus no tās citā tabulā vadības pārskatam, un, kamēr šis cilvēks ir atvaļinājumā, pārskats kavējas. Neviens nav lēmis izveidot uzņēmuma sistēmu Excel vidē. Tā izveidojusies pati, pa vienai noderīgai kolonnai.

Īsumā#

Tabula kļūst par problēmu brīdī, kad tā darbojas kā uzņēmuma galvenā datu krātuve: to rediģē vairāki cilvēki, no tās skaitļiem ir atkarīgi citi procesi, un kļūdas maksā naudu. Pazīmes parasti ir vienas un tās pašas: vairojas versijas, struktūru saprot tikai viens cilvēks, dati starp failiem tiek pārkopēti ar roku, nav zināms, kurš ko mainījis, un fails kļūst lēns vai sāk kļūdīties, jo datu kļūst vairāk.

Risinājums ne vienmēr ir pielāgota programmatūra. Vispirms uzrakstiet, kādu procesu tabula nodrošina. Ja šim procesam ar nelielām izmaiņām der kāds izplatīts rīks, piemēram, klientu attiecību sistēma (CRM), grāmatvedības modulis vai projektu vadības programma, izmantojiet to. Ja process ir specifisks un tieši tas uzņēmumam dod priekšrocības, labāk var derēt neliela pielāgota sistēma. Jebkurā gadījumā datus pārnesiet vienreiz un rūpīgi, bet visus darbiniekus pārslēdziet noteiktā dienā.

Pazīmes, ka tabula kļuvusi par sistēmu#

• Ir faili ar nosaukumiem "galīgā", "galīgā2" un "galīgā_tiešām", un neviens nav pārliecināts, kurš ir aktuālais.
• Tabulu izveidoja viens cilvēks, un tikai viņš zina, kā to labot.
• Skaitļus no šīs tabulas katru nedēļu kāds ar roku pārkopē citā failā vai sistēmā.
• Vairāki cilvēki rediģē tabulu vienlaikus un pārraksta cits cita izmaiņas.
• Nav informācijas par to, kurš un kad mainījis vērtību.
• Tabulā ir personas dati vai cenas, un to var atvērt ikviens, kam ir saite.
• Fails atveras vairākas minūtes, vai arī formulas sabojājas, kad pievieno rindas.
• Lēmumus pieņem pēc skaitļiem, kurus kādam vispirms "jāpārbauda".

Orientieris: viena pazīme ir normāla. Ja to ir trīs vai vairāk, uzņēmums balstās uz kaut ko, kam nav ne atbildīgā, ne izmaiņu vēstures, ne drošības mehānismu.

Cik tas patiesībā maksā#

Acīmredzamākās izmaksas ir laiks: kopēšana, pārbaude, labošana. Lielākās izmaksas ir mazāk redzamas.

• Kļūdas, kas nonāk pie klientiem: nepareiza cena, nokavēts piegādes datums, dubults rēķins.
• Atkarība no viena cilvēka: kad aiziet tas, kas saprot failu, līdzi aiziet arī zināšanas.
• Datu noplūdes risks: failus, ko sūta pa e-pastu vai kopīgo ar saiti, ir grūti kontrolēt.
• Novēloti lēmumi, jo pārskats gaida, kamēr kāds to sagatavo.

Pirms izvēlaties aizstājēju#

Aprakstiet procesu, nevis tabulu. Tabula parāda, kā process ir iespiests rindās un kolonnās, bet jaunajam risinājumam jāatbilst pašam procesam.

1. Kas procesu sāk un kas to noslēdz?
2. Kas ievada datus, kas tos lasa un kas apstiprina?
3. No kurām citām sistēmām dati nāk un uz kurām iet: uz grāmatvedību, interneta veikalu, e-pastu?
4. Kuras procesa daļas ir raksturīgas tieši jūsu uzņēmumam, un kuras ir tādas pašas kā visiem?
5. Kas nekādā gadījumā nedrīkst noiet greizi?

Gatavs rīks vai pielāgota programmatūra#

Izvēlieties gatavu produktu, ja process ir izplatīts: klientu pieteikumu uzskaite, uzdevumu plānošana, rēķinu izrakstīšana, pierakstu pieņemšana. Šādu vispārīgo gadījumu produkts jau risina, to uztur kāds cits, un darbinieki to var jau pazīt. Prātīgāk ir nedaudz pielāgot savu procesu, lai tas ar produktu sader.

Par pielāgotu programmatūru ir vērts domāt, ja process ir specifisks un nosaka jūsu konkurētspēju: kā jūs aprēķināt piedāvājumus, plānojat ražošanu vai koordinējat pakalpojumu, ko neviens produkts labi neatbalsta. Tāpat tad, ja gatavajam rīkam vajadzētu tik daudz apvedceļu, ka blakus tam atkal parādās tabula. Šo izvēli sīkāk apskata raksts pielāgota programmatūra vai gatavs SaaS.

Vienkāršs tests: ja esat izmēģinājis trīs produktus un katram blakus tik un tā vajadzēja tabulu, process, visticamāk, ir pietiekami specifisks, lai veidotu pielāgotu risinājumu.

Kā atteikties no tabulas#

1. Nofiksējiet struktūru: vienojieties, ko nozīmē katra kolonna, un sakārtojiet datus.
2. Izveidojiet vai uzstādiet jauno risinājumu īstajam procesam, sākot ar daļu, kas rada visvairāk kļūdu.
3. Importējiet sakārtotos datus un salīdziniet kopsummas ar tabulu.
4. Uz īsu, iepriekš noteiktu laiku darbiniet abas sistēmas paralēli.
5. Noteiktā dienā pārejiet uz jauno risinājumu, padariet tabulu tikai lasāmu un saglabājiet to kā arhīvu.

Pēdējo soli bieži izlaiž, bet tieši tas ir svarīgs: ja vecais fails paliek rediģējams, kāds to turpina atjaunināt "katram gadījumam", un atkal ir divas sistēmas.

Aizstāšanas projekts ir tik labs, cik laba ir tā pirmā tāme, tāpēc pirms piedāvājumu pieprasīšanas vērts izlasīt, kāpēc pirmā programmatūras tāme parasti ir neprecīza. Ja tabula galvenokārt nodrošina datus grāmatvedībai, sāciet ar rakstu par to, ko automatizēt nelielā grāmatvedības komandā.

Nevo izstrādā sistēmas pēc pasūtījuma un savieno tās ar rīkiem, ko uzņēmums jau izmanto. Kā projekts sākas, aprakstīts lapā programmatūras izstrāde.